Kaufmännische Teamassistenz / Projektassistenz (m/w/d)

Als Teamassistenz / Projektassistenz (m/w/d) bist du ein wichtiger Teil unseres Teams. Nach einer strukturierten Einarbeitung unterstützt du deine Kollegen bei Antrags- und Rechnungsstellungen. Außerdem gehören zu deinen Aufgaben die folgenden Punkte:

• Du beantragst Fördermittel für Projekte unserer Kunden nach einem vorgegeben Leitfaden.

• Du führst Bestellungen bei unseren Lieferanten und Subunternehmern anhand definierter Artikel-Nummern durch. Dabei ist dies nach vorgegebenen Prioritäten und nach Terminplan abzuwickeln.

• Du prüfst Auftragsbestätigungen unserer Lieferanten nach Terminen und Preisen. Auch die Überwachung der Wareneingänge und das Erstellen von schriftlichen Änderungsanträgen bei Fehlmengen gehört zu deinen Aufgaben.

• Für unsere Montagetechniker erstellst du Montage-Ordner mit allen erforderlichen Informationen wie Checklisten, Stücklisten als Auftragsbasis, Bildern und Planungsunterlagen, die für die Auftragsabwicklung benötigt werden. 

• Du erfasst den Inhalt der zurückgebrachten Montage-Ordner und die Aufmaße in unserem CRM, mithilfe der Handwerkersoftware Labelwin.

• Du erstellst die Rechnung anhand der Auftragsbestätigung und passt sie ggf. aufgrund des Aufmaßes an.

• Du bereitest tägliche Aufträge in unserem CRM für die Projekttechniker vor. Nach der Rückübermittlung der Aufträge, werden diese von dir kontrolliert und erfasst. 

• Auch die projektbezogene Kommunikation mit unseren Kunden digital per E-Mail gehört zu deinen wichtigen Aufgaben. Dabei beantwortest du zum Beispiel E-Mails, wenn es um Terminfragen und Folgeaufträge geht.

Es ist uns egal, wenn es dir schwer fällt, dich energisch durchzusetzen oder du nicht jeden Tag vor neuen Herausforderungen stehen willst. Viel wichtiger ist uns, dass du zuverlässig und ordentlich bist. Darüber hinaus solltest du folgende Dinge mitbringen:

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung und idealerweise 5 Jahre Berufserfahrung in der SHK-Branche.

• Du arbeitest mit Kalkulationsprogrammen und kennst dich mit CRM Programmen aus, weil dir auch im digitalen Bereich Struktur und Effizienz wichtig sind. Deine Kollegen haben dich bereits häufiger für deine übersichtlichen Tabellen gelobt. 

• Wenn du in der Vergangenheit mit der Buchhaltung und Rechnungen in Kontakt kamst, warst du die Person, der Fehler oder Unstimmigkeiten aufgefallen sind. 

• Aufgaben, die du erledigst, kontrollierst du lieber zweimal, um sicherzugehen, dass dir kein Fehler unterlaufen ist. 

• Dank Checklisten und deinem Post-It Block fällt es dir leicht, Aufgaben im Kopf zu behalten und sorgfältig abzuarbeiten. Auch privat erstellst du dir regelmäßig Check- oder Einkaufslisten.

• Kollegen haben sich schon häufiger bei dir bedankt, weil du bei Problemen als erstes deine Hilfe angeboten hast, obwohl du selbst viel zu erledigen hattest. 

• Deine Freunde sagen über dich, dass du auch bei längst bekannten Themen, ein guter Zuhörer bist.

Bei uns, der WWS Haustechnik GmbH, erwartet dich ein familiärer Arbeitgeber, der dich und dein tägliches Engagement zu schätzen weiß und dir das immer wieder zeigen wird. Außerdem erhältst du folgende Vorteile:

• 💪 Familiäres Team – Damit sich jeder bei uns wie zuhause fühlt, unterstützen wir uns gegenseitig. Aufgaben verteilen wir so, dass du dich den Tätigkeiten widmen kannst, die dir Spaß machen.

• 🤝 Wertschätzung wird groß geschrieben – Bei uns wirst du nicht nur als Mitarbeiter, sondern auch als Mensch wahrgenommen. Wir bieten dir eine offene, ehrliche und wertschätzende Unternehmenskultur.

• 👫 Duz-Kultur und ehrliche Kommunikation – Damit du dich auf der Arbeit wohl fühlst und wir als Team noch stärker zusammenrücken, duzen wir uns alle. Außerdem hegen wir eine ehrliche und wertschätzende Kultur.

• 📋 Strukturierte Einarbeitung – Damit du schnell in deine Stärken kommst und deine Aufgaben effizient bearbeiten kannst, bieten wir dir strukturierte Prozesse mit Checklisten und Formularen für dein Aufgabengebiet.

• 🖥️  Arbeiten mit erstklassiger Branchensoftware – Damit du deine Aufgaben effizient bearbeiten kannst und dich nicht mit alter Technik herumschlagen musst, arbeitest du hier mit der Branchensoftware Labelwin.

• 👩‍💻 Höhenverstellbare Schreibtische – Damit du deinen Rücken entlastet, hast du bei uns die Möglichkeit, dank höhenverstellbarer Schreibtische, auch mal im Stehen zu arbeiten.

• 🚴 Ein Fahrrad-Leasing für dich & deinen Partner – Damit du dich in deiner Freizeit fit hältst oder auch mal mit dem Rad zur Arbeit kommen kannst, bieten wir dir durch Leasing ein Fahrrad zu einem unschlagbaren Preis an.

• 👴🏻 👵🏻  In Würde altern – Damit du in Würde altern kannst und dir keinen Sorgen um deine Rente machen musst, bieten wir dir eine eigene betriebliche Altersversorgung, bei der wir dir einen Sparzins von 4% zusichern. Wir wollen, dass du dich auch später noch darüber freust, Teil des WWS-Teams gewesen zu sein 😉

• 💸  Jede Überstunde wird bezahlt – Unbezahlte Überstunden? – nicht bei uns! Wir sind dir sehr dankbar, dass du auch mal länger bleibst und wissen deinen Einsatz zu schätzen. Das zeigen wir dir, in dem wir dir jede Überstunde auszahlen.

• Für jede konstruktive Kritik bekommst du 10,- Euro.