Verwaltungskraft (m/w/d) zur Unterstützung bei der sachgebietsinternen Betreuung des Personals in den Sachgebieten 14.1 und 14.2
Bei der Regierung von Schwaben ist zum
nächstmöglichen Zeitpunkt
eine Stelle als Verwaltungskraft (m/w/d)
zur Unterstützung bei der sachgebietsinternen Betreuung des Personals
im Bereich der Flüchtlingsunterbringung in den Sachgebieten 14.1 („ANKER-Einrichtung, Flüchtlingsverteilung, Integration“) und 14.2 („Flüchtlingsunterbringung, Flüchtlingsbetreuung, zentrale Aufgaben“)
in Vollzeit oder Teilzeit
zu besetzen.
Wer sind wir?
Die Regierung von Schwaben ist eine von sieben Mittelbehörden im dreistufigen Behördenaufbau der bayerischen Staatsverwaltung. Als fachübergreifendes Kompetenzzentrum erfüllt die Regierung Aufgaben aus den Geschäftsbereichen fast aller bayerischen Staatsministerien. Dazu gehört auch der Betrieb des ANKER Schwaben sowie der Gemeinschaftsunterkünfte für Asylbewerber und der Übergangswohnheime im Regierungsbezirk Schwaben. Diese Einrichtungen sind für die Unterbringung und Versorgung der dort untergebrachten Asylbewerber zuständig. Sie kümmern sich hierbei um die Anliegen der dort eingesetzten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Ihre Aufgaben
- Betreuung und Koordination von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der verschiedenen Einrichtungen der Sachgebiete 14.1 und 14.2 (Arbeitsplatzvorbereitung, Willkommensinfo, Dienstausweise, Diensthandy, Hospitationsplanung usw.),
- Prüfung und Bearbeitung von Bewährungs- und Probezeitanfragen,
- Erstellung von Zeugnisbeiträgen,
- Pflege des Diensthandbuchs und digitale Aktenführung (Ablage),
- Führung sämtlicher Personallisten, Unterkunftslisten, E-Mail-Verteiler und Kontaktlisten,
- Mitwirkung bei der Erstellung von Stellenausschreibungen,
- Mitwirkung bei Einstellungen und Versetzungen,
- Mitwirkung bei Konfliktlösungen und Personalmaßnahmen,
- Bearbeitung von Rufbereitschaften und Zufallsbereitschaften,
- Prüfung und Genehmigung von Anträgen auf Arbeitskleidung,
- Klärung von allgemeinen Personalfragen,
- Organisation und Betreuung von Fortbildungen,
- Organisation von Dienstbesprechungen mit dem ANKER- bzw. Unterkunftspersonal,
- Mitwirkung bei den organisatorischen Abläufen der Arbeitsschutzunterweisungssoftware „domeba“.
Ihr Profil
- eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Immobilienkauffrau, Verwaltungsfachangestellte, Rechtsanwaltsfachangestellte, Kauffrau für Bürokommunikation oder vergleichbare Qualifikation (jeweils m/w/d)
- serviceorientiertes und freundliches Auftreten
- Selbstständigkeit und Organisationsgeschick
- Diplomatie, Einfühlungsvermögen und Diskretion
- gute und klare Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
- gute EDV-Kenntnisse (insbes. MS-Office)
Wir bieten
- ein bei Neueinstellung zunächst für ein Jahr befristetes Arbeitsverhältnis mit Verlängerungsoption
- eine Eingruppierung in Entgeltgruppe 6 TV-L. Niedriger eingruppierte Beschäftigte erhalten während der Erprobung und Einarbeitungsphase ggf. eine persönliche Zulage gemäß § 14 TV-L.
- flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit, Flexitag)
- Mitwirkung bei einer gesellschaftlich wichtigen Aufgabe
- Jobticket, Corporate Benefits.
Weitere Informationen
Die Vollzeitstelle (40 Wochenstunden) ist teilzeitfähig, sofern durch Job-Sharing die ganztägige Wahrnehmung der Aufgaben gesichert ist.
Nach erfolgreicher Einarbeitung besteht die Möglichkeit, zeitanteilig im Homeoffice zu arbeiten.
Bewerber (m/w/d) mit Schwerbehinderung werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.
Bitte beachten Sie auch die Hinweise zum Datenschutz auf unserer Homepage:
Für nähere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Frau Schwab (Telefon 0821/327-2150) zur Verfügung, für personalrechtliche Auskünfte Herr Wießneth (Telefon 0821/327-2352).
Wir bitten um Übersendung Ihrer Bewerbung mit aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (z. B. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Beurteilungen) bis spätestens 7. November 2025 über unser Online-Bewerbungsportal unter