Mitarbeiter (m/w/d) für die Organisation von Veranstaltungen, Fahrdienst und Service sowie für die Vorzimmervertretung des Präsidiums für das SG Z1
Kommen Sie in unser Team!
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das
Sachgebiet Z1 („Organisation, Digitalisierung und IuK“)
einen Mitarbeiter (m/w/d)
für die Organisation von Veranstaltungen, Fahrdienst und Service
sowie
für die Vorzimmervertretung des Präsidiums
in Vollzeit.
Wer sind wir?
Die Regierung von Schwaben ist eine von sieben Mittelbehörden im dreistufigen Behördenaufbau der bayerischen Staatsverwaltung. Als fachübergreifendes Kompetenzzentrum erfüllt die Regierung Aufgaben aus den Geschäftsbereichen fast aller bayerischen Staatsministerien. Ihre Aufgabe besteht darin, die verschiedensten Interessen zu bündeln und zu koordinieren. Außerdem berät sie in Rechts- und Fachangelegenheiten und fördert private und öffentliche Vorhaben.
Ihre Aufgaben
- Organisatorische Betreuung von Veranstaltungen einschließlich Vertragsverhandlungen und Vertragsabschlüssen
- Beauftragung Cateringservice und externe Dienstleister
- Mitwirkung bei der Fahrdienstverwaltung
- Management der Kraftfahrzeuge der Regierung von Schwaben
- Einsatz im Servicebüro Z (Schreibarbeiten, Bereitstellung von Tagungsgetränken, Aushilfe in der Telefonvermittlung)
Die Vorzimmervertretung des Präsidiums umfasst folgende Aufgabenschwerpunkte:
- Ansprechpartner für interne und externe Kontakte
- Terminplanung
- Postein- sowie Postauslauf
- Sekretariatstätigkeiten einschließlich der selbständigen Fertigung von Schreiben
- Empfang von Gästen sowie Bereitstellung von Tagungsgetränken bei Besprechungen
- Zusammenstellen von Unterlagen für die Hausleitung
- selbständige Dateiverwaltung und Ablage
- sonstige Assistenzaufgaben.
Ihr Profil
- erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. Fachangestellter, Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbare Qualifikation (jeweils m/w/d)
- ausgeprägtes Verhandlungs- und Organisationsgeschick
- sicheres Auftreten und Freude am Umgang mit Menschen
- hohe Dienstleitungsorientierung, Teamfähigkeit und Einsatzbereitschaft
- aufgeschlossenes, freundliches und sicheres Auftreten.
- gute Kommunikationsfähigkeit sowie Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- eigenverantwortliche, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
- Flexibilität
- Bereitschaft, sich in neue Aufgabenfelder einzuarbeiten
- sichere Beherrschung der aktuellen Microsoft-Office-Produkte
- Bereitschaft, sich in softwaregestützte Fachanwendungen einzuarbeiten.
Wir bieten
- eine tarifgerechte Bezahlung:
Die Eingruppierung erfolgt in Entgeltgruppe 5 TV-L mit Entwicklungsmöglichkeit nach Entgeltgruppe 6 TV-L
- ein vielseitiges, interessantes und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
- Sozialleistungen entsprechend den Regelungen des öffentlichen Dienstes einschließlich einer betrieblichen Altersvorsorge
- eine jährliche Sonderzahlung gemäß den Bestimmungen nach dem TV-L sowie vermögenswirksame Leistungen
- Jobbike
- Angebote im Rahmen des Gesundheitsmanagements
- Corporate Benefits
Das Arbeitsverhältnis ist zunächst befristet für ein Jahr.
Weitere Informationen
Die Vollzeitstelle ist grundsätzlich teilzeitfähig, sofern durch Job-Sharing die ganztägige Wahrnehmung der Aufgaben gesichert ist.
Bewerber (m/w/d) mit Schwerbehinderung werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.
Bitte beachten Sie auch die Hinweise zum Datenschutz auf unserer Homepage:
Ansprechpartner für fachliche Fragen ist Herr Zauner, Tel. 0821/327-2415, für personalrechtliche Fragen Herr Schmidt, Tel. 0821/327-2290.
Wir bitten um Übersendung Ihrer Bewerbung mit aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (z. B. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Beurteilungen) bis spätestens 25.03.2026 über unser Online-Bewerbungsportal unter