Assistenz der Geschäftsführung – Organisation & Backoffice (m/w/d)

Wer wir sind

Wir sind ein modernes Brandschutzunternehmen im Allgäu mit Fokus auf größere Gewerbe- und Industriekunden.

Unser Anspruch ist klar:
Strukturierter, professioneller Brandschutz mit klaren Prozessen, digitaler Arbeitsweise und wertschätzender Kommunikation auf Augenhöhe.

Dabei arbeiten wir konzentriert, lachen gerne miteinander und sind trotzdem absolut professionell und zuverlässig, wenn es darauf ankommt.

Wir befinden uns in einer gezielten Skalierungsphase und bauen unsere internen Strukturen bewusst weiter aus.
Dafür suchen wir eine strukturstarke Persönlichkeit, die operative Stabilität sicherstellt – und menschlich ins Team passt.

️🧭 Deine Rolle

Du verantwortest den organisatorischen Kern unseres Tagesgeschäfts.

Dein Ziel:
Struktur schaffen, Verlässlichkeit sichern, Qualität gewährleisten und dafür sorgen, dass unsere Abläufe sauber, klar und professionell laufen.

Du arbeitest eigenständig, priorisierst klar und triffst im Rahmen deiner Rolle fundierte Entscheidungen.

📌 Deine Kernverantwortungen

Kunden- & Kommunikationsmanagement

• Zentrale Koordination eingehender Anfragen
• Strukturierung und Priorisierung von E-Mails
• Professionelle und freundliche Telefonkommunikation
• Terminabstimmung mit Kunden
• Prüfung, Qualitätskontrolle und Versand von Serviceberichten

Einsatz- & Auftragskoordination

• Koordination der Einsatzplanung in Abstimmung mit Servicetechnikern
• Vorbereitung und Kontrolle von Aufträgen im ERP-System
• Sicherstellung vollständiger Dokumentation

Kaufmännische Abwicklung

• Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten & Rechnungen
• Prüfung von Eingangsrechnungen
• Unterstützung bei vorbereitender Buchhaltung
• Sicherstellung, dass alle abrechnungsrelevanten Leistungen vollständig und korrekt im ERP erfasst sind

Materialdisposition

• Bedarfsermittlung in Abstimmung mit Servicetechnikern
• Bestellung von Material
• Überwachung von Lieferzeiten
• Sicherstellung der Materialverfügbarkeit für geplante Einsätze

Organisations- & Strukturaufbau

• Erstellung und Pflege klarer Arbeitsabläufe für wiederkehrende Prozesse
• Aufbau nachvollziehbarer Standards im Backoffice
• Vereinfachung unnötig komplizierter Abläufe
• Einbringen konkreter Verbesserungsvorschläge

🎯 Was wir voraussetzen

• Fundierte Erfahrung in einer organisatorischen Schlüsselrolle
• Erfahrung mit ERP-Systemen und strukturierter Auftragsabwicklung
• Sehr freundliche, klare und professionelle Kommunikation
• Schnelle Auffassungsgabe und klare Priorisierung
• Eigenständige Verantwortungsübernahme
• Organisationsstärke und Detailgenauigkeit
• Belastbarkeit bei mehreren parallelen Themen
• Grundverständnis kaufmännischer Abläufe
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools

Und genauso wichtig:

Du passt menschlich zu uns.
Du bringst Struktur ins Unternehmen – und Humor ins Team.

🚀 Perspektive

Mit zunehmender Unternehmensgröße wächst auch der organisatorische Anspruch. Perspektivisch besteht die Möglichkeit, zusätzliche Verantwortung im Bereich Backoffice-Struktur und Prozessgestaltung zu übernehmen.
Die Rolle ist langfristig angelegt und wächst mit unserer Unternehmensentwicklung.

💼 Rahmenbedingungen

• Teilzeitstelle mit flexibler Arbeitszeit (mit zunehmender Skalierung auch Vollzeit)
• Ca. 90 % remote möglich mit regelmäßigen Teamtreffen
• Direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsführung
• Regelmäßige betriebliche Weiterbildungen und Schulungen
• Klare Entscheidungswege
• Verantwortung ohne Micromanagement
• Faire und transparente Vergütung
• Langfristige Perspektive in einer krisensicheren Branche

Interesse?

Dann schick uns bitte eine vollständige Bewerbung, bestehend aus:

- einem aktuellen Lebenslauf
- ein paar persönlichen Worten per E-Mail, warum du dir die Stelle gut vorstellen kannst
- deiner Gehaltsvorstellung mit möglichem Einstiegsdatum

Eine formale Anschreiben-Seite ist nicht erforderlich, ein Bewerbungsfoto ist willkommen.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!
Dein Team von STEFKE-Brandschutz