Assistenz, Backoffice & Koordination (m/w/d)

Wer wir sind

Wir sind ein kleines, modernes Unternehmen im Brandschutz mit Sitz im Allgäu und spezialisiert auf größere Gewerbe- und Industriekunden.

Unser Ziel ist es, unsere Kunden mit einer proaktiven Betreuung im Tagesgeschäft spürbar zu entlasten – durch klare Strukturen, gute Organisation und eine freundliche, verbindliche Kommunikation.
Dafür setzen wir auf moderne, digitale Tools, kurze Entscheidungswege und klar definierte Abläufe.

Als Unternehmen wachsen wir aktuell und bauen unsere internen Strukturen, Prozesse und Arbeitsweisen kontinuierlich weiter aus.

️ Deine Aufgaben

Du bist die zentrale organisatorische Schnittstelle im Hintergrund und sorgst dafür, dass Büro, Kundenkommunikation und Service reibungslos zusammenarbeiten:

- Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
- Zentrale Kundenkommunikation
- Telefonische Anfragen entgegennehmen
- Kunden-E-Mails bearbeiten, strukturieren und koordinieren
- Unterstützen bei der Terminplanung und Terminkoordination
- Unterstützung der Servicetechniker bei Auftrags- und Einsatzplanung, Materialdisposition,
- Nachbearbeitung und Versand von Serviceberichten
- Pflege von Kunden-, Auftrags- und Einsatzdaten
- Verwalten von Angeboten, Einkäufen und Rechnungen
- Allgemeine Büro- und Organisationstätigkeiten
- Pflege einfacher Social-Media-Inhalte (z. B. Instagram-Posts)


Darüber hinaus unterstützt du aktiv unser Wachstum:
- Einbringen von Verbesserungsvorschlägen
- Dokumentation von Abläufen, Prozessen und Arbeitsweisen
- Proaktive Mitarbeit beim Aufbau klarer Strukturen im Tagesgeschäft

Das bringst du mit

Uns ist weniger wichtig, welchen formalen Hintergrund du hast.
Wir legen wert darauf, wer du bist und wie du arbeitest:

- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit
- Freundliches, empathisches und professionelles Auftreten
- Resilienz, wenn mehrere Themen parallel laufen
- Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise
- Eigenständiges, zuverlässiges Arbeiten
- Fähigkeit, Abläufe zu erkennen, zu strukturieren und verständlich festzuhalten
- Sicherer Umgang mit E-Mail und digitalen Tools
- Freude an einer vielseitigen Allrounder-Rolle in einem wachsenden Unternehmen
- Erfahrung im Büro, Backoffice, Assistenz oder in organisatorischen Tätigkeiten ist von Vorteil – Quereinsteiger sind ebenfalls willkommen
- Erfahrung mit Social Media und Microsoft Office Produkten
- Optional: Erfahrung mit einem gängigen ERP-System (z.B. Odoo)

Das bieten wir dir

- Teilzeitstelle mit flexibler Arbeitszeit
- Homeoffice möglich (auch zu 100% remote mit gelegentlichen Teamtreffen)
- Abwechslungsreiche Aufgaben mit Verantwortung
- Direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Servicetechnikern
- die Möglichkeit, Strukturen und Prozesse aktiv mitzugestalten
- Kurze Entscheidungswege und klare Kommunikation
- Eigenverantwortung ohne Micromanagement
- Faire und transparente Vergütung
- Langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen

Interesse?

Dann schick uns bitte eine vollständige Bewerbung, bestehend aus:

- einem aktuellen Lebenslauf
- sowie ein paar persönlichen Worten per E-Mail, warum du dir die Stelle gut vorstellen kannst

Eine formale Anschreiben-Seite ist nicht erforderlich, ein Bewerbungsfoto und deine Gehaltsvorstellung sind willkommen.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!
Dein Team von STEFKE-Brandschutz